La GPEC en entreprise : 4 points-clés pour réussir sa mise en place

Et si la GPEC n’était plus vue comme une contrainte RH, mais plutôt comme une belle opportunité d’améliorer l’organisation de l’entreprise tout en restant en cohérence avec les besoins de son marché et de ses collaborateurs ? Alors quels sont les objectifs de la GPEC ? Pourquoi ce processus de gestion des emplois, des parcours et des compétences est-il important pour une entreprise ? Quelle est la différence entre GPEC et GEPP ? Découvrez comment réussir la mise en place de votre stratégie GPEC pour votre entreprise en 4 points-clés !

Qu’est-ce que la GPEC ?

Définition de la GPEC

La GPEC est un acronyme qui signifie « Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences ». C’est un outil de gestion RH dont le but principal consiste à définir les choix stratégiques en matière d’emploi et de parcours des collaborateurs pour relever les défis de demain.

Une stratégie de GPEC doit ainsi aider à répondre à la question : comment avoir les bonnes compétences au bon endroit et au bon moment pour concrétiser le plan stratégique de l’entreprise ?

Différence entre GPEC et gestion des talents

Il n’est pas rare de voir les notions de GPEC et gestion des talents mises dans le même panier. Pour cause, les deux concepts possèdent une composante essentielle associée au management des emplois et compétences.

Pourtant, l’approche de la gestion des talents part avant tout des aspirations des collaborateurs : de quoi ceux-ci ont-ils besoin pour se sentir épanouis au sein de l’entreprise ? Comment adapter les envies d’évolution avec les contraintes de l’entreprise et la réalité du marché ?

À l’inverse, la GPEC part en premier lieu des besoins de l’entreprise et vise à l’aider à rester compétitive et pérenniser son activité économique. À partir de ce constat, l’enjeu consiste à mettre en place une stratégie pour adapter les ressources et les compétences à ce besoin. Bien sûr, il est possible (et même recommandé !) de prendre en compte les aspirations des collaborateurs dans une stratégie de GPEC : c’est ce que nous allons voir dans les points-clés développés dans la suite de l’article.

À lire aussi : découvrez 4 bonnes pratiques à ne pas négliger pour une gestion des talents efficace.

Qu’en est-il de la GEPP ?

La GEPP (Gestion des Emplois et Parcours Professionnels) vient peu à peu remplacer la GPEC, même si cette dernière reste en vigueur dans plusieurs branches professionnelles. Les deux processus de gestion présentent des approches relativement similaires : la GEPP constitue une évolution de la GPEC pour prendre en considération les évolutions rapides du marché du travail.

La GPEC a en effet été critiquée comme étant peu adaptée à un monde du travail évoluant très vite, où plusieurs secteurs souffrent d’une pénurie de talents, dans un contexte d’obsolescence de plus en plus rapide des compétences.

La GEPP offre une gestion plus dynamique et tient compte de la réalité du marché du travail en introduisant notamment les concepts de « parcours professionnel » et de « formation continue ».

#1 S’informer sur la législation en matière de GPEC

Les entreprises de plus de 300 salariés ou les entreprises à dimension communautaire de plus 150 collaborateurs en France ont pour obligation de négocier la gestion des emplois et des parcours tous les 3 ans, à travers la GPEC en entreprise.

Même si elle n’est pas obligatoire, la GPEC est fortement recommandée pour les entreprises de moins de 300 salariés. Celles-ci ont même la possibilité de demander des aides de l’État pour les accompagner dans ce processus.

#2 Comprendre les enjeux de la mise en place d’une GPEC

Enjeux humains

Au-delà de l’objectif stratégique d’une GPEC, n’oubliez pas que la mise en place d’une gestion des emplois et des parcours impliquent des ressources humaines dans le processus. Heureusement, vos collaborateurs ont tout à gagner à la mise en place d’une stratégie de GPEC pertinente :

• Des emplois adaptés aux évolutions du marché du travail ;
• Une mobilité interne facilitée ;
• Le développement de compétences-clés, notamment les soft skills, qui ne souffrent pas de la même obsolescence rapide que les hard skills ;
• Des besoins en recrutement mieux ciblés et définis, avec un effet positif sur le bien-être au travail ;
• Des compétences valorisées et des projets professionnels mieux accompagnés pour booster la motivation et l’engagement des collaborateurs.

Enjeux d’organisation

Comme nous allons le voir dans la suite de l’article, le processus de GPEC débute par une cartographie des emplois et des compétences actuellement présentes dans votre entreprise. Mettre en place cette cartographie, c’est déjà un premier pas pour reprendre le contrôle sur les volets organisationnels et stratégiques. En mettant en perspective l’état actuel avec les évolutions à venir et les objectifs à atteindre, le processus GPEC vous permet d’anticiper et de préparer votre entreprise aux changements.

La GPEC vous aide aussi à cibler vos besoins en recrutement de façon précise : vous optimisez ainsi votre gestion des effectifs.

Enjeux économiques

Le principal objectif de la GPEC reste de vous aider à garder votre compétitivité dans un environnement d’évolution rapide du marché du travail. Adaptez ainsi vos métiers en conséquence et restez en cohérence avec le contexte économique actuel.

Le processus GPEC invite à se poser régulièrement la question du positionnement de son entreprise. Grâce à ces réflexions, vous mettez toutes les chances de votre côté pour pérenniser votre activité économique.

#3 Identifier les acteurs de la GPEC

Avant de mettre en place les différentes étapes de la GPEC, assurez-vous d’avoir bien conscience de tous les acteurs impliqués dans son élaboration et sa mise en place. Même s’il s’agit d’un outil de gestion RH, la GPEC fait intervenir de nombreux acteurs de l’entreprise :

• Les membres de la direction RH, garants du pilotage du projet ;
• Les managers, en support pour aider à identifier les besoins opérationnels ;
• Les représentants du personnel, participants aux négociations pour représenter les enjeux des collaborateurs ;
• Les collaborateurs, principaux intéressés de la concrétisation de la GPEC.

#4 Planifier les étapes de la GPEC en entreprise

La cartographie des emplois et compétences

Avant toute chose, commencez par établir un référentiel des compétences disponibles et des emplois actuellement occupés au sein de l’entreprise. Pour cette étape qui peut s’avérer longue et fastidieuse, pensez à vous faire aider d’outils digitaux spécialement conçus en ce sens.

Voici quelques étapes essentielles pour structurer votre cartographie des emplois et des compétences :

•  Dresser l’organigramme fonctionnel de l’entreprise avec les différents emplois et catégories d’emploi existants dans la structure ;
• À partir de chaque emploi (ou catégorie) identifié, faire l’état des lieux des effectifs pour chacun d’entre eux. Ce tableau d’effectifs peut être divisé en plusieurs colonnes correspondant à un service, un pôle ou un site différent de votre entreprise ;
• Faire une pyramide des âges dans l’entreprise sous forme d’histogramme. Cette étape vous permet en un coup d’œil d’identifier sur quelle tranche d’âge placer les efforts de recrutement et d’identifier les départs en retraite à venir ;

Identifier les écarts entre les besoins et l’existant

Avec votre cartographie en main, voici le moment de vous poser plusieurs questions, dans le but d’identifier les écarts entre la réalité de l’entreprise et la vision à développer :

• La pyramide des âges est-elle équilibrée dans l’entreprise ?
• Les effectifs sont-ils concentrés dans les services les plus critiques de l’entreprise ?
• Les compétences des collaborateurs correspondent-elles aux attendus de chaque fiche de poste ? Pour cette étape, il peut être judicieux de faire remplir un tableur d’évaluation de compétences à chaque collaborateur, avec l’appui des managers de proximité ;
• Quels sont les besoins en formation les plus importants en lien avec la question précédente ?
• Les collaborateurs sont-ils satisfaits de leur poste et de leurs compétences ?
• Quels métiers vont nécessiter une adaptation ? Lesquels sont amenés à disparaître ? Faut-il prévoir des migrations de compétences vers d’autres secteurs amenés à se développer ?
• Les parcours de mobilité interne sont-ils inclusifs et accessibles à tous ?

Déterminer un plan d’actions

À l’aide des réponses aux questions précédentes, vous devriez ainsi voir un plan d’action commencer à se dessiner. Envisagez un plan d’actions pour toutes les facettes de la GPEC :

• Évaluation professionnelle ;
• Parcours de formation ;
• Recrutement ;
• Mobilité interne.

Associez enfin un planning à votre plan d’actions. Pour cela, établir un diagramme de Gantt peut s’avérer pertinent, vous permettant notamment de réaliser les tâches qui peuvent être faites en parallèle. Par exemple, vous pouvez lancer une enquête de satisfaction auprès des managers en parallèle de l’analyse de la pyramide des âges. Un diagramme de Gantt vous aide également à identifier les tâches qui doivent être faites avant d’autres. Par exemple, vous devez avoir analysé votre pyramide des âges pour savoir sur quelle génération orienter votre stratégie de recrutement.

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Évaluer le retour sur investissement

Vous avez commencé à concrétiser les actions identifiées lors de votre GPEC ? Bravo ! Avant de vous lancer corps et âme dans la suite du projet, pensez à inclure des phases de bilan à court, moyen et long terme pour suivre les avancées.

Pour cela, définissez des indicateurs pertinents pour votre entreprise : bien-être au travail, satisfaction des collaborateurs, engagement en formation, nombre de mobilités internes, nombre de recrutements, évolution de la cartographie des compétences.

Avec ces éléments, vous pourrez ainsi évaluer à chaque étape du projet si les résultats sont bien en accord avec vos prévisions et réajuster au besoin.

Alors, êtes-vous prêt à mettre en place la stratégie de GPEC pour votre entreprise ?

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