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Savoir gérer son temps de travail, c’est le défi de tous au XXIe siècle : salariés, entrepreneurs et même étudiants ! Entre les centaines de méthodes pour organiser son travail, les outils de productivité à gogo et les hacks de gourous de l’efficacité, il est compréhensible que vous ne sachiez plus où donner de la tête. Mais ce n’est pas une raison pour renoncer : les avantages d’une bonne organisation au travail valent le coup ! Dans cet article, nous vous donnons une méthode pas à pas, conçue avec uniquement des outils simples et intuitifs. Concentrez-vous sur l’essentiel, réduisez et organisez votre emploi du temps. Apprenez ainsi facilement la gestion du temps et du stress et retrouvez calme et sérénité au quotidien. Vous aurez également toutes les clés pour reprendre le contrôle de vos journées et enfin parvenir à vous libérer des moments de repos bien mérités ! Gérer son temps de travail n’aura bientôt plus de secret pour vous.

#1 Définir ses objectifs

Une des premières étapes avant de vous lancer dans les méthodes de gestion du temps est de s’attaquer à vos priorités. Pour cela, il vous faut des objectifs clairs et précis, à court terme, mais aussi à long terme ! Vous avez un vrai travail d’introspection à mener pour définir quels aspects de votre vie sont les plus importants pour vous. Alors munissez-vous d’un papier, d’un stylo et c’est parti !

Construire un projet de vie

Pour commencer, nous vous conseillons de réaliser un exercice de projection et d’imaginer précisément votre vie dans 5 ans.

  • Où vivez-vous ? En ville, à la montagne, en bord de mer, à la campagne ? Êtes-vous dans un appartement en plein centre-ville ou plutôt entouré de nature avec un potager luxuriant dans votre jardin ?
  • Comment voyez-vous votre équilibre entre vie privée et vie professionnelle ? Quand travaillez-vous et combien d’heures par semaine ?
  • Exercez-vous toujours le même métier qu’actuellement ? Si oui, avez-vous gagné en responsabilités, pris en main un nouveau projet ? Si non, avez-vous changé d’entreprise, de secteur, voire vous êtes-vous lancé dans une activité complètement différente ?
  • À quoi ressemble votre temps libre ? Est-il riche en aventure, en voyage et en expérience ? Rempli de moments de qualité avec vos proches ? Dédié à votre créativité ou vos performances physiques ?
 

Identifier ses priorités

À partir de ce projet de vie, identifiez les différences avec votre quotidien actuel et déduisez-en une liste d’objectifs. Maintenant, classez vos objectifs par catégorie :
  • professionnel : obtenir une promotion, changer de secteur ;
  • financier : acheter une maison, investir pour les études de ses enfants ;
  • altruiste : pratiquer une religion, devenir bénévole dans une association ;
  • éducationnel : apprendre à peindre, publier un livre, voyager autour du monde ;
  • relationnel : voir régulièrement ses amis, être un parent investi et présent ;
  • physique : pratiquer le tennis en compétition, courir un semi-marathon.
Attention à ne pas vous fixer de gros objectifs dans chacune des catégories ! En faisant cela, vous prenez le risque de ne pas voir d’avancée significative vers chacun de vos buts et de vous décourager. C’est sûrement le plus grand mythe de la plupart des outils de gestion du temps : vous faire croire que si vous avez la bonne méthode, vous pourrez tout faire. C’est faux ! Il est indispensable que vous définissiez des priorités selon ce qui vous semble le plus important pour vous, votre équilibre, vos aspirations.

Identifiez dès maintenant 2 ou 3 catégories que vous souhaitez privilégier dans votre vie et qui vous semble les plus importantes. Ce sont celles sur lesquelles vous allez investir la majorité de vos ressources. Cela ne veut pas dire que vous ne pouvez pas avoir d’objectif dans les autres catégories, mais ceux-ci devront juste être plus modestes.

Laissez-vous le temps de construire une vision claire de vos objectifs et de vos priorités. Quand vous vous sentez prêt, c’est le moment de rentrer dans le vif du sujet : la gestion du temps !

Si vous souhaitez approfondir votre définition de priorités, découvrez notre article dédié pour savoir comment trouver vos objectifs de vie.

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#2 Réduire ses tâches à faire

Maintenant que vous avez les idées à peu près claires sur vos priorités, vient ensuite l’étape tant redoutée, mais pourtant indispensable : faire le tri dans ses tâches et ses obligations pour ne garder que l’essentiel.

Dire non

S’il y a bien une chose qui devrait être enseignée à l’école, c’est d’apprendre à dire non ! Eh oui, refuser quelque chose sans culpabiliser ou avoir peur de blesser quelqu’un n’est facile pour personne. Pourtant, si vous voulez retrouver le contrôle sur votre quotidien et enfin vous accorder du temps pour vous, vous allez devoir passer par là.

Vos priorités et objectifs définis, vous devez maintenant arriver à identifier plus facilement à quoi dire non. Par exemple, si vous voulez passer plus de temps avec votre famille, refuser de prendre un projet supplémentaire au travail est probablement une bonne idée.

Alors que pourriez-vous dire à votre manager dans ce cas-là ? Une réponse adéquate pourrait être la suivante. « Je ne vais pas pouvoir prendre en charge cette responsabilité supplémentaire. Par contre, David cherche à développer son champ d’actions et il est très compétent, tu pourrais peut-être voir avec lui. » Dans cette réponse, vous avez 2 éléments essentiels pour dire non de manière appropriée :
  • un non sans justification : si vous ne le souhaitez pas, vous n’avez pas besoin de donner d’excuse à votre interlocuteur. Refuser une demande est légitime ;
  • un refus avec une alternative : évitez au maximum les non secs. Essayez toujours de proposer une alternative ou une ouverture. Là, vous recommandez un autre de vos collègues. Au refus d’une invitation à sortir, vous pouvez aussi dire : « peut-être la prochaine fois ».

Déléguer

Une autre façon très efficace de réduire sa liste de tâches à faire est de déléguer. Que ce soit les corvées domestiques ou certaines de vos missions au travail, vous avez peut-être des possibilités pour vous décharger d’une partie de vos responsabilités.

Au travail, par exemple, commencez par identifier les tâches qui ne sont pas très enrichissantes pour vous, qui pourraient être automatisées ou réalisées par un de vos collègues. Si vous ne voyez rien qui vous saute aux yeux, mais que vous vous sentez toujours aussi débordé, parlez-en ouvertement à votre manager, qui sera peut-être favorable à l’embauche d’un stagiaire ou d’un autre collaborateur pour vous prêter main forte.

La matrice Eisenhower pour réduire sa to-do list et gérer son temps de travail

Enfin, pour réduire vos tâches à faire chaque jour à l’essentiel, nous vous recommandons fortement de tester la technique de la matrice Eisenhower. Le concept est simple. Pour chaque élément de votre to-do list, identifiez son niveau d’urgence et d’importance et appliquez l’action adéquate :
  • supprimer ce qui est peu urgent et peu important ;
  • déléguer si possible ce qui est urgent mais peu important ;
  • faire en priorité ce qui est urgent et important ;
  • planifier dans son agenda ce qui est peu urgent mais important.
Avec cette méthode, vous devriez déjà arriver à en finir avec les to-do list longues comme le bras et à vous recentrer sur l’essentiel !
Maîtriser sa charge mentale en arrêtant les to-do liste à rallonge

#3 Maîtriser sa charge mentale

Un autre élément qui peut grandement contribuer à votre stress et vous épuiser rapidement est la surcharge mentale. Entre les choses à ne pas oublier et les pensées parasites qui tournent en boucle dans votre tête, travailler de manière efficace et productive peut devenir un véritable parcours du combattant. Pour vous aider, voici 2 techniques éprouvées pour vider votre cerveau. 

La puissance de la to-do list

Contrairement à ce que vous pouvez penser, votre cerveau n’est pas fait pour stocker des informations à gogo. Une pensée qui reste en arrière-plan de votre cerveau ne va faire que vous perturber et vous surcharger. C’est pour cela que nous vous recommandons de tout noter ! Passer à la boulangerie après le travail, imprimer le dossier d’inscription pour le karaté, appeler le vétérinaire pour le chat, ne laissez pas votre cerveau emmagasiner des informations superflues.

Pour aller plus loin et organiser vos to-do lists efficacement, sans surcharge mentale et sans rien oublier, découvrez la méthode GTD et 2 outils pour la mettre en pratique dès aujourd’hui.

La règle des 2 minutes

Un autre théorème de productivité efficace et facile à mettre en œuvre, c’est la règle des 2 minutes. Si une nouvelle tâche arrive dans votre to-do list, demandez-vous toujours : « est-ce qu’elle va me prendre moins de 2 minutes ? » Si la réponse est oui, n’attendez pas et faites-la maintenant. Que ce soit répondre à un e-mail, passer un coup de fil ou remplir un document, c’est un excellent moyen d’éviter le superflu dans son quotidien !

Pour approfondir cette thématique, découvrez 6 conseils concrets et faciles à appliquer pour réduire sa charge mentale.

#4 Gérer son temps de travail en adoptant une organisation efficace

Maintenant que vos tâches à faire sont réduites à leur strict nécessaire et répondent bien à vos priorités du moment, parlons de comment gérer son temps pour être plus efficace.

Bloquer du temps pour ses 3 tâches les plus importantes chaque jour

Grâce à la matrice Eisenhower, vous ne devriez avoir aucune difficulté à identifier vos 3 tâches prioritaires de la journée à venir. Le chiffre 3 est assez arbitraire, n’hésitez pas à réduire à 1 ou 2 si vous avez des gros objectifs. Mais attention, au-delà de 3 priorités, vous prenez des risques ! Pour chacune des tâches, bloquez des créneaux dans votre agenda pour les faire. De cette façon, vous ne planifierez pas de réunions ou ne perdrez pas de temps à vérifier vos e-mails à ces moments-là. Ils seront dédiés uniquement à vos principaux objectifs de la journée !

La règle des 5 minutes pour combattre la procrastination

Au moment de vous atteler à une tâche difficile ou qui vous fait peur, il peut être tentant de regarder votre smartphone ou de vérifier une nouvelle fois vos e-mails. S’il vous arrive souvent de céder à la tentation de la distraction, adoptez la règle des 5 minutes. Attelez-vous à votre tâche redoutée pendant 5 minutes seulement. Vous constaterez que, dans la plupart des cas, le plus difficile est juste de commencer la tâche. Une fois que vous êtes lancé, il est probable que vous continuiez au-delà des 5 minutes.

Pour combattre la procrastination, faites également la chasse aux distractions. Laissez votre téléphone hors de votre portée et de votre vue lorsque vous travaillez. Désactivez les notifications de votre boîte de réception e-mail et mettez-vous en statut « ne pas déranger » sur votre messagerie instantanée.

Découvrez notre article complet et d’autres outils pour combattre la procrastination.

S’organiser selon son rythme naturel

Un élément très souvent négligé, mais qui peut vous faire gagner un temps considérable, c’est de connaître et d’organiser votre temps selon votre rythme naturel. Si vous êtes efficace le matin, prévoyez vos tâches difficiles et qui demandent de la concentration à ce moment-là. En revanche, si vous êtes plutôt du soir, préférez les matinées pour traiter vos e-mails par exemple. Au moment de bloquer vos créneaux pour les 3 priorités de votre journée, posez-vous la question du niveau d’énergie requis et choisissez le moment le plus adapté en conséquence.

Envie de découvrir si vous êtes plutôt du soir, du matin ou entre les 2 ? Apprenez à connaître votre chronotype dans notre article dédié et identifiez le moment idéal de votre journée pour faire du sport, planifier votre travail concentré ou vos réunions !

Faire des pauses régulières

Enfin, comme entre 2 séances de sports, reposez-vous entre 2 séances de travail ! Votre cerveau a aussi besoin de repos, ne l’oubliez pas. Alors prenez une vraie pause déjeuner sans être assis à votre chaise de bureau. Allez marcher, faites du sport ou passez un moment convivial avec vos collègues favoris, vous n’en reviendrez que plus efficace pour attaquer l’après-midi !

Coupez également vos matinées et après-midis avec des petites pauses de 10 à 15 minutes. Levez-vous de votre chaise, étirez-vous, faites quelques pas. Évitez la lecture pendant ces moments de pause, il s’agit d’une activité qui vous demande trop de concentration. Limitez aussi les réseaux sociaux, desquels il peut être difficile de décrocher à la fin de votre pause.

Gérer son temps au travail

#5 Adopter le bon état d’esprit

En finir avec le perfectionnisme pour gérer son temps de travail

Souvent plus facile à dire qu’à faire, nous vous l’accordons ! Toutefois, le perfectionnisme peut être néfaste pour votre carrière, votre équilibre entre vie privée et vie professionnelle et finalement bien vous pourrir la vie. Pour changer votre état d’esprit vis-à-vis du degré de perfection de vos rendus, familiarisez-vous avec la loi de Pareto des 80-20. 80 % des résultats sont générés par 20 % des efforts. Les 80 % d’efforts restants ne généreront que 20 % des résultats.

Le challenge est donc d’arriver à identifier ces 80 % de résultats et les 20 % de tâches qui les produisent et de concentrer son énergie là-dessus. Pour les 20 % de résultats restants, vous pouvez éventuellement les déléguer (si vous connaissez quelqu’un qui y mettra moins d’énergie et d’effort que vous) ou vous en passer.

Le perfectionnisme vous obtenait de bons résultats à l’école, mais dans le monde du travail, c’est souvent l’inverse. À passer trop de temps sur des tâches non essentielles, vous serez moins susceptible d’obtenir des promotions ou plus de responsabilités. Pour décrypter un peu plus votre besoin de perfection, rendez-vous dans notre dossier dédié au perfectionnisme.

Apprendre à gérer son stress

Le stress est l’ennemi de votre productivité : il vous empêche de vous concentrer, vous fait vous éparpiller et diminue l’efficacité de votre mémoire. Seul problème : comment faire quand il est bien installé pour s’en libérer ? Nous vous donnons nos méthodes favorites pour vous relaxer rapidement et simplement quand le stress vous taraude au bureau :
  • faire une petite marche, idéalement dans la nature. Marcher va vous permettre de bouger, de penser à autre chose et de vous aérer, un cocktail gagnant pour revenir vous installer à votre bureau zen et détendu après votre sortie ;
  • faire un exercice de relaxation : cohérence cardiaque, méditation ou visualisation. Voici par exemple 3 exercices que vous pouvez faire depuis votre chaise de bureau et sans attirer l’attention de vos collègues d’open space. Pour découvrir en détail comment mettre en pratique chacune de ces techniques, rendez-vous dans notre article dédié où nous vous présentons 4 exercices pour se relaxer au travail.

S’offrir du temps pour soi sans culpabiliser

Enfin, pour limiter le stress et garder un bon équilibre de vie, n’oubliez pas de prendre du temps pour vous ! Ce n’est pas du temps dédié à vos proches, à votre patron, à vos collègues, c’est du temps rien que pour vous ! Pendant ce moment, faites une activité qui vous ressource, vous détend et vous fait du bien.
Pour préserver au maximum ce créneau qui vous est dédié, nous vous conseillons de l’intégrer à votre routine du matin. Sans vous lever 3 heures plus tôt et commencer votre journée à 4 h 30, vous pouvez juste libérer 15 petites minutes pour commencer. Du yoga, de la méditation, des étirements, un moment de lecture, à vous d’identifier ce qui vous ferait le plus de bien. De cette façon, avant même que la folie de la journée ne soit lancée, vous aurez déjà pris un petit moment qui vous est dédié !
Si vous avez du mal à déconnecter lorsque vous travaillez depuis la maison, découvrez tous nos conseils pour préserver votre équilibre entre vie privée et vie professionnelle, même en télétravail !
Vous connaissez maintenant notre méthode pas à pas pour gérer son temps de travail, le tout sans stress et avec des techniques éprouvées et faciles à appliquer ! Pour aller encore plus loin, découvrez notre programme de coaching ROCK. Avec cet accompagnement, un coach adapté à votre profil sera là pour vous aider à mieux gérer vos émotions, booster votre confiance en vous et enfin reprendre le contrôle de votre quotidien !
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