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Dimanche après-midi, vous profitez d’un moment calme en famille autour d’une tasse de café. Vous devriez être complètement détendu. Pourtant, des pensées tournent en fond dans votre tête : « J’attends toujours le retour de l’artisan pour la salle de bains, je dois me souvenir de le relancer… », « Demain, en arrivant au bureau, il faut que je prépare la réunion de 10 h » et bien d’autres encore. Vous reconnaissez-vous dans ce schéma ? Pouvoir pleinement vous détendre pendant votre temps libre, ne rien oublier et vous libérer des 10 000 pensées qui trottent dans votre tête, c’est la promesse de David Allen et de sa méthode GTD (Getting Things Done). Appliquez les 5 étapes et organisez votre travail de manière productive et efficace en tenant compte de vos priorités. Découvrez la méthode GTD et 2 outils pour la mettre en pratique facilement dès aujourd’hui !

Les 5 étapes de la méthode Getting Things Done (GTD)

Collecter

C’est peut-être l’étape la plus importante de la méthode GTD ! Nous avons tendance à croire par erreur que notre cerveau est fait pour stocker des informations, mais non ! Notre cerveau est excellent pour créer ou faire des associations d’idées, mais quand il s’agit de les garder en tête, c’est autre chose. Tenter de vous rappeler à longueur de journée votre emploi du temps et de vos priorités vous pompe de l’énergie et encombre votre esprit.

 La clé : avoir un système de confiance pour tout collecter ! Dès qu’une idée intéressante vous traverse l’esprit, dès que vous pensez à une tâche à faire, notez-la dans ce que David Allen appelle votre « boîte de réception ». Le principe est de faire une liste exhaustive au même endroit : e-mails à envoyer, rendez-vous à ne pas oublier, tâches, idées à explorer etc. Pour le moment, ne vous souciez pas de trier votre boîte de réception. L’important est de ne rien laisser s’échapper.

Traiter

Dans cette seconde étape, revenez sur votre boîte de réception pour analyser ce que vous avez noté. Posez-vous la question suivante : chaque point nécessite-t-il une action ?

  • si non, supprimez la tâche, mettez-la en attente pour plus tard ou gardez-la comme référence (comme un livre à lire, une information intéressante reçue dans un e-mail, etc.) ;
  • si oui, prend-elle moins de 2 minutes ? Dans ce cas-là, faites-la tout de suite. Si vous devez passer plus de temps à planifier une action qu’à l’effectuer, ne la retardez pas ;
  • si elle prend plus de 2 minutes, analysez-la plus en détail : est-ce une action unique ou plutôt un projet ? Un projet peut-être découpé en plusieurs tâches. Par exemple, écrire un e-mail est une action, préparer une formation est un projet constitué de plusieurs étapes : organiser ses idées, faire un brouillon du contenu, préparer le support de la présentation. Si vous identifiez un point de votre boîte de réception comme un projet, notez le résultat final attendu et n’oubliez surtout pas de définir la première action à effectuer.

La méthode GTD est parfaite si vous avez plein de projets en parallèle et un risque accru d’esprit encombré ! C’est peut-être le cas si vous êtes slasheur. Découvrez ce mode de travail pluriactif dans notre article dédié.

Organiser

Pour les projets en cours et les tâches qui restent suite à votre traitement, mettez en place une organisation en fonction de l’urgence et de l’importance de chaque élément. Vous pouvez même faire une matrice Eisenhower pour définir vos priorités de manière précise :

  • pensez à supprimer ce qui se révèle finalement peu urgent et peu important ;
  • déléguez les éléments urgents mais moins importants si vous en avez la possibilité ;
  • pour ce qui est urgent et important, vous pouvez les déplacer dans une catégorie : « à faire dès que possible » ;
  • le reste doit être planifié en fonction du niveau de priorité.

Enfin, pour ce qui doit être fait à une date précise, notez-le dans votre agenda. Si vous avez des actions récurrentes (s’entraîner à un instrument de musique par exemple), planifiez-les aussi.

Réviser

Votre système d’organisation est comme votre maison ou votre bureau : si vous voulez continuer à vous sentir bien dedans, il faut le garder un minimum organisé. Pour cela, faites le point et le ménage une fois par semaine :

  • où en êtes-vous de vos projets et tâches en cours ?
  • lesquels sont finis ? Lesquels sont à prioriser ou au contraire à retarder, voire même à supprimer ?
  • quelles sont les prochaines étapes de vos projets à mettre dans votre boîte de réception ?
  • avez-vous besoin de faire des ajustements de votre système d’organisation ?

Agir

Après toute cette réflexion et maintenant que vous avez une vision claire de vos tâches à faire, c’est le moment de passer à l’action ! Mais attention, le niveau de priorité n’est pas le seul critère à considérer si vous voulez maximiser votre efficacité. Il ne s’agit pas de faire tout ce qui est facile ou agréable en premier et de procrastiner les tâches difficiles le reste du temps parce que vous manquez d’énergie.

Avant de faire votre to do list du jour,  prenez en compte pour chaque action :

  • le contexte : avez-vous besoin d’être au calme, avec une bonne connexion Internet ou un bon réseau téléphonique ?
  • le temps dont vous disposez : est-ce une tâche que vous pouvez planifier entre 2 réunions ou au contraire, vous faut-il un créneau dédié au calme pour vous y atteler ?
  • votre niveau d’énergie : repérez vos moments d’efficacité et mettez-les à profit pour réaliser vos tâches difficiles !

Pour découvrir votre rythme naturel et repérer les moments où vous êtes le plus productif, apprenez à connaître votre chronotype et organisez vos journées pour ne plus vous sentir fatigué ! 

Mettre en œuvre la méthode GTD : des outils concrets pour s’organiser

À cette étape, vous vous dites peut-être : c’est bien beau cette théorie mais comment mettre la méthode GTD en pratique ? Avec toutes ces étapes, comment ne pas y passer une journée entière ? Pas de panique ! Voici 2 idées d’outils concrets pour appliquer la méthode GTD de façon simple et efficace.

L’outil GTD papier : le bullet journal

Pour une méthode GTD papier, le bullet journal est un outil adapté. Pour cela, nous vous conseillons d’avoir 2 carnets pour vous laisser l’espace d’exprimer toutes vos idées. Les étapes « collecter » et « traiter » se passent dans votre carnet dédié, les étapes « organiser » et « agir » directement dans votre bullet journal.

Dans votre carnet dédié, prévoyez 4 zones :

  • une zone pour noter toutes vos idées : votre boîte de réception ;
  • une double-page pour noter vos projets en cours. Vous pouvez les classer par ordre de priorité avec un système de puces : une étoile pour ceux à faire en premier, un point pour ceux à faire ensuite par exemple ;
  • prévoyez également une double page pour vos projets moins urgents, à faire « un jour peut-être » ;
  • enfin, réservez une zone pour noter vos ressources et idées. Vous pouvez même organiser cette zone par projet pour vous y retrouver plus facilement.

Utilisez ensuite ces éléments pour remplir votre bullet journal :

  • notez sur votre semainier les projets en cours et les prochaines étapes à implémenter. Indiquez également les rendez-vous et les tâches planifiées à un moment dédié. C’est l’étape « organisation » ;
  • faites une checklist pour vous assurer d’avoir bien fait la révision de votre système chaque semaine. C’est l’étape « prévision » ;
  • au moment de définir la to-do list de votre journée, n’oubliez pas de bien prendre en compte le contexte de chacune de vos tâches ! Vous pouvez le noter avec un système de couleur par exemple : niveau d’énergie, lieu où effectuer la tâche, temps nécessaire. C’est l’étape « action ».

À lire également : comment mettre en place votre bullet journal et en faire un redoutable outil anti-procrastination.

La méthode GTD digitale avec Notion

Les prérequis

C’est selon nous l’outil le plus adapté pour la méthode GTD ! Notion permet d’avoir tout au même endroit et de jongler entre les différents éléments de manière très pratique. Avec l’application mobile, vous n’aurez besoin que de votre smartphone sous la main pour remplir votre boîte de réception de toutes vos bonnes idées ! Le système que nous proposons est inspiré de la vidéo ci-dessous la méthode GTD sous Notion (en anglais mais avec sous-titres disponibles en français). Regardez-là pour vous faciliter l’implémentation et si vous n’êtes pas encore à l’aise avec l’outil !

Pour la méthode GTD avec Notion, vous aurez besoin d’une page et 2 bases de données :

  • une base de données pour vos projets ;
  • une base de données pour toutes vos tâches, associée à votre base de données de projets ;
  • une page d’accueil qui est le lieu d’action de votre méthode d’organisation !

La mise en place

Quand vous mettez en place votre outil Notion, commencez par remplir vos 2 bases de données. Pour les projets, notez le résultat à atteindre et une date limite. Pour vos tâches en cours, ajoutez un ou plusieurs tags pour le contexte : « haut niveau d’énergie », « maison », « Internet ». Définissez également le niveau de priorité : est-ce urgent, important, les deux ? Enfin, assignez vos tâches à vos projets grâce à un lien entre les 2 bases de données.

C’est ensuite le moment de mettre en place votre page d’accueil :

  • créez votre boîte de réception. Faites un extrait de votre base de données de tâches et appliquez un filtre pour n’afficher que celles n’ayant aucun projet attribué. Comme cela, au moment de traiter vos idées, vous leur assignez un projet et hop, elles disparaissent de votre boîte de réception ;
  • pour l’étape « agir », faites des extraits de bases de données sur votre page d’accueil pour afficher les tâches urgentes et importantes et celles qui demandent beaucoup d’énergie. De cette façon, vous aurez les éléments les plus importants et contraignants sous les yeux pour élaborer votre to-do list chaque jour. 

Vous voilà avec une méthode GTD sous Notion, parfaite pour vous vider facilement l’esprit ! 

Vous avez maintenant tous les éléments pour gagner en productivité et en sérénité grâce à la méthode GTD et les outils présentés ! Êtes-vous plutôt outil digital ou papier ? Racontez-nous en commentaires !