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En avez-vous assez d’avoir l’impression de courir après les heures ? Votre quotidien ressemble-t-il à une course contre la montre ? Êtes-vous encore à la recherche de la méthode ultime pour mieux gérer votre temps ? Aujourd’hui, nous n’allons pas vous parler de la nouvelle technique de productivité révolutionnaire ou de la to-do list à tiroirs et code couleur qui va changer votre vie. Nous voulons vous donner les clés pour gagner du temps en réduisant vos changements de tâches grâce à la méthode batch working. C’est peut-être ce qu’il manque à votre journée de travail pour gagner en productivité, optimiser votre temps et retrouver des moments pour vous bien mérités ! Grâce à cette méthode, vous apprendrez à regrouper les tâches similaires et répétitives. Ainsi, fini le temps perdu à chercher plusieurs fois les mêmes fichiers sur votre ordinateur, actualiser votre boîte e-mail ou vous rappeler les éléments de contexte à inclure de votre dossier en cours. Êtes-vous prêt à gagner une heure par jour grâce à la technique du batching ? Suivez le guide !

Définition du batch working

Un angliscisme à retenir

Le terme batch working vient de l’anglais et signifie littéralement « traitement par lot ». Si vous travaillez dans l’informatique, vous connaissez peut-être déjà cette expression. Mais que veut dire concrètement le batching appliqué à votre quotidien pour gagner en productivité et travailler plus efficacement ?

L’idée principale est regrouper des activités similaires pour les traiter ensemble. Grâce à cette technique, vous réduisez ainsi au strict minimum les changements de tâches épuisants et chronophages. L’exemple le plus éloquent est la lecture de vos e-mails.

Le traitement de ses e-mails, une perte de temps universelle

En 2011, l’ORSE (Observatoire de la Responsabilité Sociétale des Entreprises) a étudié l’impact des messageries électroniques dans les entreprises. Les chiffres sont éloquents. 65 % des salariés  pensent vérifier leur boîte e-mail toutes les heures quand, en réalité, ils le font plutôt toutes les 5 minutes. L’étude révèle également qu’il faut 64 secondes en moyenne pour se reconcentrer sur son activité en cours après l’interruption d’un message.

Autrement dit, vous perdez 1 minute toutes les 5 qui passent, donc 10 minutes par heure. Ainsi, juste à cause de vos e-mails, c’est plus d’une heure sur votre journée de 8 heures qui s’envole à passer d’une tâche à l’autre ! Si vous êtes dans ce cas-là, le batching va vous changer la vie ! En batchant le traitement de votre messagerie électronique en 2 ou 3 sessions dans la journée, vous gagnerez déjà un temps précieux et une dose de charge mentale non négligeable !

Commencez donc par faire l’état des lieux dans votre vie pro à vous : combien de fois par jour vérifiez-vous vos e-mails ? À quelle fréquence ? Pourriez-vous réduire ce nombre d’interruptions sans impacter la réactivité de vos réponses de manière significative ?
ne plus être interrompu par ses emails

Comment mettre en place le batching pour gagner en productivité dans votre travail ?

Le travail par lots pour les entrepreneurs

Mais alors, comment utiliser le batch working au-delà de sa messagerie électronique ? Si vous êtes dans le monde de l’entrepreneuriat, vous avez sûrement déjà entendu parler de cette technique plébiscitée en particulier par ceux qui créent du contenu sur Internet. Pour rédiger un article de blog par exemple, vous pouvez identifier plusieurs étapes :
  • faire le plan de l’article ;
  • rédiger le brouillon ;
  • travailler le texte ;
  • ajouter les visuels.

Le batch working appliqué à la rédaction d’un article de blog consisterait donc à faire les plans de tous ses articles pour un mois de contenu, à rédiger tous les brouillons, avant de travailler les textes, puis enfin d’ajouter tous les visuels. En faisant les choses de cette manière, plutôt qu’article après article, vous n’avez pas à aller chercher le lien de votre banque d’images favorite plusieurs fois, vous avez les idées claires pour éviter de vous répéter d’un article à l’autre et vous ne changez pas de mode de travail au cours de la journée. Tous ceux qui ont testé cette technique vous diront qu’elle représente un gain de temps et d’énergie non négligeable !

Le batch working pour les salariés

Mais, si vous êtes salarié, comment appliquer concrètement le batching à votre vie professionnelle ? Vous pouvez commencer par identifier et rassembler les tâches qui se ressemblent ou nécessitent les mêmes outils ou types de raisonnement.

Nous avons déjà mentionné vos e-mails, mais vous pouvez faire pareil avec vos notes de frais par exemple. Au lieu de les déclarer au fur et à mesure, rangez toutes vos factures au même endroit et déclarez vos frais professionnels une fois par mois ou par trimestre en fonction de la fréquence de vos déplacements. 

Autre exemple : si vous avez des appels similaires à passer, regroupez-les. Que ce soit pour mener une enquête, appeler des candidats pour des entretiens d’embauche ou donner les lettres d’augmentation aux collaborateurs de votre équipe, nous vous conseillons de regrouper ces activités pour les faire toutes en même temps. Cela vous évitera de vous rappeler des questions à poser ou des éléments à mentionner à chaque appel.
Enfin, si vous avez des rapports semblables à rédiger, utilisez la technique de l’article de blog ! Faites d’abord le plan de tous les articles, enchaînez sur les brouillons et terminez par les visuels. Vous devriez gagner un temps précieux sur ce type de tâche chronophage.
Maintenant, c’est à vous de jouer ! Quelles tâches récurrentes pourriez-vous regrouper dans votre semaine pour gagner du temps ?

Éviter l’ennui avec le batch working

Vous êtes peut-être en train de vous dire : « mais je n’ai pas envie de passer toute ma journée sur le même type de tâches, j’aime bien changer régulièrement pour ne pas m’ennuyer. » Dans ce cas-là, travaillez par demi-journée, voire même créneaux de 2 heures. Vous pouvez par exemple dédier 2 matinées dans la semaine à la rédaction de vos rapports. La première, vous faites tous les plans et la moitié des brouillons. La seconde matinée, vous finissez les brouillons et vous attaquez aux visuels. De cette façon, vous évitez de passer votre journée entière sur une tâche qui vous ennuie.

Gérer les interruptions par les collègues

Ah, les collègues ! Si leur compagnie est agréable à la pause café ou pendant le déjeuner, leurs interruptions intempestives peuvent vite devenir insupportables quand il s’agit de vous concentrer. Voici quelques astuces pour signifier à vos collègues de ne pas vous déranger :
  • mettre un casque. Que vous aimiez travailler en musique ou pas, porter des écouteurs va signifier à vos collègues : « je suis concentré ou en conférence, repasse plus tard ». Pour filtrer les nuisances de l’open space, vous pouvez même investir dans un modèle anti-bruit ;
  • mettre un message sur son bureau. « Je me concentre, repasse plus tard ». Avec un petit mot visible par vos visiteurs, vous ne devriez être dérangé que pour les vraies urgences ;
  • réserver une salle de réunion pour vous isoler. De plus en plus d’entreprises prévoient des zones dédiées pour le travail concentré de leurs salariés. Pourquoi ne pas en profiter si vous en avez à disposition ?
  • négocier des jours de télétravail. Si malgré nos petites idées, vous continuez à être dérangé, essayez de négocier 1 ou 2 jours de télétravail par semaine et dédiez-les à votre travail concentré. Vous aurez ainsi des jours entiers sans interruption non souhaitée !
augmenter sa productivité au travail

Les avantages de la technique du batching

Maintenant que vous voyez à peu près comment implémenter la technique du batching dans votre vie professionnelle, découvrez quels avantages vous pourrez tirer de cette méthode sur le long terme.

Réduction de la charge mentale

Cette méthode de travail a le mérite de vous forcer à ne dédier un créneau de travail qu’à une seule activité : lecture de vos e-mails ou rédaction de brouillons de rapports, mais pas les 2 en même temps !

Par définition, le batching vous évite donc de faire du multi-tâches. Faire plusieurs choses en même temps peut vous donner l’illusion d’être occupé et d’avoir un rôle important. Pourtant, les constants changements de sujets sont épuisants pour votre cerveau et augmentent votre charge mentale. Si vous avez souvent mal à la tête en fin de journée, regardez si vous n’êtes pas constamment en train de faire 2 choses en même temps.

Pour un esprit encore plus serein et apaisé, découvrez nos 6 conseils concrets pour réduire votre charge mentale.

Amélioration de la concentration

Dans la même lignée que la réduction de votre charge mentale, vous améliorerez également votre concentration avec le batching. Connaissez-vous la loi de Carlson, un célèbre économiste suédois ? Elle s’énonce ainsi : « un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois. »

Autrement dit, si vous commencez à rédiger un rapport, puis que vous passez à autre chose sans le finir, le rapport va continuer à parasiter vos pensées et nuire à votre concentration. Vous aurez toujours une petite voix qui vous dira : « n’oublie pas d’inclure telle mention » ou « il faut le finir pour demain, c’est le moment de s’y remettre ». Si vous finissez ce rapport, voire même juste le plan si c’était votre objectif de la journée, vous pouvez être certain que vous n’y penserez plus le reste de la journée !
À lire aussi : si vous avez du mal à ne pas laisser vos pensées vagabonder et s’éparpiller, découvrez notre guide complet pour travailler sa concentration.

Une efficacité accrue

Batching rime avec efficacité ! Eh oui, cette technique vous force à identifier clairement votre tâche en cours en lui ajoutant un objectif. « Finir le brouillon des rapports A et B » est un but clair. En associant un créneau dédié à cette activité dans votre journée, vous aurez la recette idéale pour dire adieu à la procrastination et vous retenir d’attraper votre smartphone sur votre bureau ou d’aller vérifier vos e-mails !
Si le batching ne vous empêche pas suffisamment de céder aux distractions, découvrez nos conseils et outils pour combattre la procrastination !

Une meilleure organisation

Pour faire du batching un outil de productivité infaillible, vous pouvez l’associer intelligemment à votre rythme naturel ! Par exemple, si vous êtes plus efficace le matin, gardez ces créneaux pour vous occuper de vos rapports énergivores et autres tâches difficiles. Réservez la lecture des e-mails pour les fin de matinée et fin d’après-midi, quand votre attention n’est pas à son plus haut point.

Faites le test grâce à notre article dédié et apprenez à connaître votre chronotype pour découvrir votre propre rythme naturel !

Moins d’erreurs potentielles

Qui n’a jamais oublié d’ajouter le sommaire ou une bibliographie à son rapport ? En faisant la mise en page de tous vos documents en cours en même temps, vous diminuez le risque d’oublis ou d’erreurs. Si vous vous rappelez de le faire pour l’un, vous le ferez pour tous les autres ! C’est aussi de cette façon que le batch working vous fera gagner un temps précieux !
diminuer les erreurs, améliorer son organisation...
Vous avez maintenant tous nos conseils pour devenir un pro du batch working, gagner en productivité au quotidien tout en gardant le contrôle de votre emploi du temps ! Confiez-vous en commentaire : avez-vous déjà essayé de mettre en place le batching dans votre quotidien ?
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