Savoir gérer son temps de travail, c’est le défi de tous au XXIe siècle : salariés, entrepreneurs et même étudiants ! Entre les centaines de méthodes pour organiser son travail, les outils de productivité à gogo et les hacks de gourous de l’efficacité, il est compréhensible que vous ne sachiez plus où donner de la tête. Mais ce n’est pas une raison pour renoncer : les avantages d’une bonne organisation au travail valent le coup ! Dans cet article, nous vous donnons une méthode pas à pas, conçue avec uniquement des outils simples et intuitifs. Concentrez-vous sur l’essentiel, réduisez et organisez votre emploi du temps. Apprenez ainsi facilement la gestion du temps et du stress et retrouvez calme et sérénité au quotidien. Vous aurez également toutes les clés pour reprendre le contrôle de vos journées et enfin parvenir à vous libérer des moments de repos bien mérités ! Gérer son temps de travail n’aura bientôt plus de secret pour vous.
#1 Définir ses objectifs
Construire un projet de vie
Pour commencer, nous vous conseillons de réaliser un exercice de projection et d’imaginer précisément votre vie dans 5 ans.
- Où vivez-vous ? En ville, à la montagne, en bord de mer, à la campagne ? Êtes-vous dans un appartement en plein centre-ville ou plutôt entouré de nature avec un potager luxuriant dans votre jardin ?
- Comment voyez-vous votre équilibre entre vie privée et vie professionnelle ? Quand travaillez-vous et combien d’heures par semaine ?
- Exercez-vous toujours le même métier qu’actuellement ? Si oui, avez-vous gagné en responsabilités, pris en main un nouveau projet ? Si non, avez-vous changé d’entreprise, de secteur, voire vous êtes-vous lancé dans une activité complètement différente ?
- À quoi ressemble votre temps libre ? Est-il riche en aventure, en voyage et en expérience ? Rempli de moments de qualité avec vos proches ? Dédié à votre créativité ou vos performances physiques ?
Identifier ses priorités
- professionnel : obtenir une promotion, changer de secteur ;
- financier : acheter une maison, investir pour les études de ses enfants ;
- altruiste : pratiquer une religion, devenir bénévole dans une association ;
- éducationnel : apprendre à peindre, publier un livre, voyager autour du monde ;
- relationnel : voir régulièrement ses amis, être un parent investi et présent ;
- physique : pratiquer le tennis en compétition, courir un semi-marathon.
Identifiez dès maintenant 2 ou 3 catégories que vous souhaitez privilégier dans votre vie et qui vous semble les plus importantes. Ce sont celles sur lesquelles vous allez investir la majorité de vos ressources. Cela ne veut pas dire que vous ne pouvez pas avoir d’objectif dans les autres catégories, mais ceux-ci devront juste être plus modestes.
Si vous souhaitez approfondir votre définition de priorités, découvrez notre article dédié pour savoir comment trouver vos objectifs de vie.
Questionnaire diagnostic
Évaluez votre niveau de satisfaction au travail
Pensez-vous être aussi motivé que Barack Obama ou Lady Gaga pour aller travailler ?
#2 Réduire ses tâches à faire
Dire non
Vos priorités et objectifs définis, vous devez maintenant arriver à identifier plus facilement à quoi dire non. Par exemple, si vous voulez passer plus de temps avec votre famille, refuser de prendre un projet supplémentaire au travail est probablement une bonne idée.
- un non sans justification : si vous ne le souhaitez pas, vous n’avez pas besoin de donner d’excuse à votre interlocuteur. Refuser une demande est légitime ;
- un refus avec une alternative : évitez au maximum les non secs. Essayez toujours de proposer une alternative ou une ouverture. Là, vous recommandez un autre de vos collègues. Au refus d’une invitation à sortir, vous pouvez aussi dire : « peut-être la prochaine fois ».
Déléguer
Une autre façon très efficace de réduire sa liste de tâches à faire est de déléguer. Que ce soit les corvées domestiques ou certaines de vos missions au travail, vous avez peut-être des possibilités pour vous décharger d’une partie de vos responsabilités.
Au travail, par exemple, commencez par identifier les tâches qui ne sont pas très enrichissantes pour vous, qui pourraient être automatisées ou réalisées par un de vos collègues. Si vous ne voyez rien qui vous saute aux yeux, mais que vous vous sentez toujours aussi débordé, parlez-en ouvertement à votre manager, qui sera peut-être favorable à l’embauche d’un stagiaire ou d’un autre collaborateur pour vous prêter main forte.
La matrice Eisenhower pour réduire sa to-do list et gérer son temps de travail
- supprimer ce qui est peu urgent et peu important ;
- déléguer si possible ce qui est urgent mais peu important ;
- faire en priorité ce qui est urgent et important ;
- planifier dans son agenda ce qui est peu urgent mais important.
#3 Maîtriser sa charge mentale
Un autre élément qui peut grandement contribuer à votre stress et vous épuiser rapidement est la surcharge mentale. Entre les choses à ne pas oublier et les pensées parasites qui tournent en boucle dans votre tête, travailler de manière efficace et productive peut devenir un véritable parcours du combattant. Pour vous aider, voici 2 techniques éprouvées pour vider votre cerveau.
La puissance de la to-do list
Pour aller plus loin et organiser vos to-do lists efficacement, sans surcharge mentale et sans rien oublier, découvrez la méthode GTD et 2 outils pour la mettre en pratique dès aujourd’hui.
La règle des 2 minutes
Pour approfondir cette thématique, découvrez 6 conseils concrets et faciles à appliquer pour réduire sa charge mentale.
#4 Gérer son temps de travail en adoptant une organisation efficace
Maintenant que vos tâches à faire sont réduites à leur strict nécessaire et répondent bien à vos priorités du moment, parlons de comment gérer son temps pour être plus efficace.
Bloquer du temps pour ses 3 tâches les plus importantes chaque jour
La règle des 5 minutes pour combattre la procrastination
Au moment de vous atteler à une tâche difficile ou qui vous fait peur, il peut être tentant de regarder votre smartphone ou de vérifier une nouvelle fois vos e-mails. S’il vous arrive souvent de céder à la tentation de la distraction, adoptez la règle des 5 minutes. Attelez-vous à votre tâche redoutée pendant 5 minutes seulement. Vous constaterez que, dans la plupart des cas, le plus difficile est juste de commencer la tâche. Une fois que vous êtes lancé, il est probable que vous continuiez au-delà des 5 minutes.
Découvrez notre article complet et d’autres outils pour combattre la procrastination.
S’organiser selon son rythme naturel
Un élément très souvent négligé, mais qui peut vous faire gagner un temps considérable, c’est de connaître et d’organiser votre temps selon votre rythme naturel. Si vous êtes efficace le matin, prévoyez vos tâches difficiles et qui demandent de la concentration à ce moment-là. En revanche, si vous êtes plutôt du soir, préférez les matinées pour traiter vos e-mails par exemple. Au moment de bloquer vos créneaux pour les 3 priorités de votre journée, posez-vous la question du niveau d’énergie requis et choisissez le moment le plus adapté en conséquence.
Faire des pauses régulières
Coupez également vos matinées et après-midis avec des petites pauses de 10 à 15 minutes. Levez-vous de votre chaise, étirez-vous, faites quelques pas. Évitez la lecture pendant ces moments de pause, il s’agit d’une activité qui vous demande trop de concentration. Limitez aussi les réseaux sociaux, desquels il peut être difficile de décrocher à la fin de votre pause.
#5 Adopter le bon état d’esprit
En finir avec le perfectionnisme pour gérer son temps de travail
Souvent plus facile à dire qu’à faire, nous vous l’accordons ! Toutefois, le perfectionnisme peut être néfaste pour votre carrière, votre équilibre entre vie privée et vie professionnelle et finalement bien vous pourrir la vie. Pour changer votre état d’esprit vis-à-vis du degré de perfection de vos rendus, familiarisez-vous avec la loi de Pareto des 80-20. 80 % des résultats sont générés par 20 % des efforts. Les 80 % d’efforts restants ne généreront que 20 % des résultats.
Le challenge est donc d’arriver à identifier ces 80 % de résultats et les 20 % de tâches qui les produisent et de concentrer son énergie là-dessus. Pour les 20 % de résultats restants, vous pouvez éventuellement les déléguer (si vous connaissez quelqu’un qui y mettra moins d’énergie et d’effort que vous) ou vous en passer.
Le perfectionnisme vous obtenait de bons résultats à l’école, mais dans le monde du travail, c’est souvent l’inverse. À passer trop de temps sur des tâches non essentielles, vous serez moins susceptible d’obtenir des promotions ou plus de responsabilités. Pour décrypter un peu plus votre besoin de perfection, rendez-vous dans notre dossier dédié au perfectionnisme.
Apprendre à gérer son stress
- faire une petite marche, idéalement dans la nature. Marcher va vous permettre de bouger, de penser à autre chose et de vous aérer, un cocktail gagnant pour revenir vous installer à votre bureau zen et détendu après votre sortie ;
- faire un exercice de relaxation : cohérence cardiaque, méditation ou visualisation. Voici par exemple 3 exercices que vous pouvez faire depuis votre chaise de bureau et sans attirer l’attention de vos collègues d’open space. Pour découvrir en détail comment mettre en pratique chacune de ces techniques, rendez-vous dans notre article dédié où nous vous présentons 4 exercices pour se relaxer au travail.